Mitarbeiterführung mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen – souverän und fair handeln

Mitarbeiterführung ist oft nicht leicht, wenn gegen Arbeitsanweisungen verstoßen wird oder Kompetenzen überschritten werden. Doch arbeitsrechtliche Maßnahmen können helfen, die Situation zu klären und für alle Beteiligten eine faire Lösung zu finden. Wie man souverän und gerecht mit diesen Maßnahmen umgeht, erklärt der nachfolgende Blogartikel.

Warum arbeitsrechtliche Maßnahmen zur Mitarbeiterführung nutzen?

Erst kürzlich klagte mir ein Geschäftsführer sein Leid. Mitarbeiter würden sich wiederholt nicht an seine Anweisungen halten. Zusätzlich überschritten sie auch noch ihre Kompetenzen. Was dazu führte, dass Kunden durchaus Schaden entstand. Als Führungskraft sollten Sie sich bewusst sein, dass Sie in solchen Situationen handeln müssen, um langfristige Schäden für das Unternehmen, die betroffenen Mitarbeiter und Kunden zu vermeiden.

Außerdem werden Sie als Führungskraft ernst genommen. Wenn Fehlverhalten nicht zu Konsequenzen führt, leidet die Arbeitsmoral. Das Team registriert sehr genau, welche Auswirkungen Fehlverhalten und Fahrlässigkeiten haben. Wenn hier nie korrigiert wird, schleicht sich schlampige Arbeit ein. Denn niemand muss damit rechnen, dass Sie als Führungskraft so etwas ahnden. Warum sollten die Teammitglieder Sie dann ernst nehmen?

Wenn durch Fehlverhalten von Mitarbeitern auch noch Schaden entsteht, läuft Ihr Unternehmen nicht nur Gefahr Kunden zu verlieren. Sondern es können auch hohe Schadenszahlungen und Gerichtsverfahren drohen. Was selbstredend zu vermeiden ist.

Klare Regeln und Verhaltensweisen festzulegen und diese konsequent durchzusetzen, ist wichtiges Führungsverhalten.
Meine Erfahrung ist, dass sich viele Führungskräfte damit schwer tun, souverän und fair mit Fehlverhalten umzugehen. Denn nicht nur Unwissenheit über arbeitsrechtliche Maßnahmen, sondern auch oft Angst vor ihrer Anwendung blockiert Führungskräfte, richtig zu handeln. Ziehen Sie sich daher nicht in ein Schneckenhaus zurück und hoffen, dass sich das Problem von allein löst. Gehen Sie es proaktiv an.

Wie können Führungskräfte Mitarbeitern helfen, Arbeitsanweisungen zu folgen?

Gute Mitarbeiterführung braucht ein Portfolio aus Handwerkszeugen. Dazu gehört es, Fehlverhalten zuerst zu korrigieren und nach den Ursachen zu forschen. Denn Fehler können immer passieren und sind Ihnen ja sicher auch schon vorgekommen.

Daher ist zu analysieren, warum der Fehler entstanden ist. Fragen Sie den Mitarbeiter danach und geben Sie sich nicht mit der ersten Antwort zufrieden. Denn das ist oft eine Entschuldigung, die den wahren Kern der Ursache nicht trifft. Fragen Sie also weiter, bis Sie den wahren Grund herausgefunden haben. Dazu eignet sich die „5 Mal – Warum- Methode“.

Mitarbeiterführung mit der „5 Mal – Warum – Methode“

Hier fragen Sie den Mitarbeiter, warum der Fehler entstanden ist oder warum er sich falsch verhalten hat. Auf die Antwort, die Sie erhalten, fragen Sie nochmal „warum?“. Auf die folgende Antwort fragen Sie nochmal „warum?“. In der Regel Sind Sie spätestens beim fünften „warum“ auf die wirkliche Ursache gestoßen. Nachfolgend ein Beispiel:

Führungskraft (FK): Warum ist das denn passiert?
Mitarbeiter (MA): Es war so stressig an diesem Tag.
FK: Warum war es so stressig?
MA: Es war so viel los. Ich hatte keine Zeit dafür.
FK: Warum war keine Zeit dafür?
MA: Die Termine lagen so dicht, dass schon die nächsten beiden Kunden gewartet haben. Ich stand total unter Druck.
(Schon hier ist die Ursache zu erkennen. Fragen Sie trotzdem nochmal weiter.)
FK: Warum lagen die Termine denn so dicht beieinander?
MA: Ich weiß auch nicht. Die Termine dauern einfach länger, als wir sie einplanen. Dadurch kommt es oft dazu, dass der nächste Kunde schon wartet. Und wenn dann noch ein anderer Kollege einen zusätzlichen Termin einplant, für den eigentlich gar keine Zeit ist, entsteht totaler Terminstress.

Schon an diesem Punkt gibt es genug Hinweise, das einige Arbeitsabläufe überprüft werden müssen. Warum entsteht diese Termindichte? Wie viel Zeit wird für Termine eingeplant? Ist diese ausreichend und wenn nicht, warum nicht? Reicht sie aus, warum werden zu viele Termine geplant? Wie kann die Terminplanung optimiert werden? Usw.

Nicht passende Arbeitsabläufe sind oft Ursache dafür, dass Stress entsteht, aus dem Fehler resultieren. Daher ist es enorm wichtig, diese immer sensibel zu hinterfragen und regelmäßig anzupassen.

Sollte fehlendes Fachwissen die Ursache für Fehler sein, ist es notwendig, die Mitarbeiter zu schulen. Scheuen Sie keine Kosten dafür. Schadensersatzforderungen sind teurer als Schulungsmaßnahmen und Trainings.

Letztendlich kann es auch hilfreich sein, den Mitarbeitern arbeitsrechtliche Vorschriften und auch die möglichen Konsequenzen beim Verstoß dagegen zu erläutern. Das kann ganz neutral und sachlich in einem Meeting erfolgen. So stellen Sie eine gute und klare Kommunikation sicher. Denn oft sind sich Mitarbeiter gar nicht bewusst, wann sie ihre Kompetenzen überschreiten.

Was muss eine Führungskraft tun, wenn sich Mitarbeiter nicht an Vereinbarungen halten?

Grundsätzlich gilt hier aus meiner Sicht, dass die Führungskraft sehr sensibel damit umgehen muss. Auf jeden Fall sollte ein Fehlverhalten nicht unter den Tisch fallen. Die Gründe dafür habe ich weiter oben schon erläutert.

Folgende Dinge sollten analysiert werden:
1. Ursache des Fehlverhaltens
2. Wie oft ist das schon vorgekommen?
3. Wusste der Mitarbeiter von den arbeitsrechtlichen Vorschriften?
4. Waren ungenügende Arbeitsabläufe Ursache des Fehlers?
5. Fehlt dem Mitarbeiter Wissen und ist daraus das Fehlverhalten erfolgt?
6. Sind dem Mitarbeiter seine Kompetenzen klar?
7. Gibt es Anweisungen, was zu tun ist, wenn die Kompetenzen des Mitarbeiters nicht ausreichen?

Anhand der Fragen ist zu erkennen, dass es nicht einfach ist, zu entscheiden, wie Sie mit Fehlverhalten umgehen können. Wenn Sie sich an die geltenden arbeitsrechtlichen Regelungen halten und transparent kommunizieren, können Sie jedoch auch schwierige Fälle erfolgreich lösen.

Wenn Fehler das erste Mal vorkommen und kein Schaden entstanden ist, sollte es reichen, mit dem Mitarbeiter darüber zu sprechen, die Ursachen zu klären und ihm zu helfen, den Fehler abzustellen. Mitarbeiterführung heißt in diesem Fall nicht von oben herab zu urteilen, sondern unterstützend zu führen, damit sich der Mitarbeiter weiterentwickeln kann.

Kommen Fehler häufiger vor, bedarf es Fingerspitzengefühl. Liegt die Ursache beim Mitarbeiter selbst oder eher in den Arbeitsprozessen? Wenn Mitarbeiter schon häufiger unpassende Arbeitsabläufe beanstandet haben und sich nichts ändert, können sie sich ungerecht behandelt fühlen, wenn sie für Fehler zur Rechenschaft gezogen werden. Denn das Versäumnis liegt dann beim Arbeitgeber/ der Führungskraft. Stellen Sie also Dinge ab, die das Team behindern, die Arbeit richtig zu machen.

Sind jedoch die Vorschriften klar kommunziert und bekannt und ein Mitarbeiter verstößt trotzdem dagegen, können arbeitsrechtliche Maßnahmen eine Wahl sein. Dies gilt erst recht, wenn das Fehlverhalten wiederholt oder sogar vorsätzlich auftritt.

Welche arbeitsrechtlichen Maßnahmen kann man anwenden

Es gibt im wesentlichen drei arbeitsrechtliche Maßnahmen, mit denen Fehlverhalten geahndet werden können. Grundsätzlich ist immer das mildeste Mittel anzuwenden. Der Mitarbeiter muss die Chance haben, aus Fehlern zu lernen und das Fehlverhalten abzustellen. Das mildeste Mittel ist die Ermahnung, danach folgt die Abmahnung und dann die Kündigung.

Spätestens wenn ein Mitarbeiter wiederholt ein Fehlverhalten zeigt, Sie schon mehrmals mit ihm den Fehler ausgewertet haben und ihn unterstützt haben, den Fehler abzustellen und/oder Schaden entstanden ist, sollte eine Ermahnung als Mittel der Mitarbeiterführung angewandt werden. Dies ist notwendig, um dem Mitarbeiter den Ernst der Lage zu kommunizieren. Meiner Erfahrung nach reicht eine Ermahnung oft aus, um Fehlverhalten abzustellen.

---

Ein weiterer Effekt ist, dass Sie als Führungskraft ernst genommen werden.

---

Eine Ermahnung kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Das Fehlverhalten muss klar benannt werden. Eine Kündigungsandrohung erfolgt nicht. Rein rechtlich löst eine Ermahnung also erstmal nichts Gravierendes aus. Aber es weist den Mitarbeiter auf sein Fehlverhalten offiziell hin und stellt eine Maßnahme der Führungskraft dar, mit der sie deutlich macht, dass es so nicht weiter geht. Der Mitarbeiter bekommt die Chance, sein Verhalten zu ändern.

Eine Abmahnung ist die Steigerungsform, aber noch ein milderes Mittel als eine Kündigung. Auch hier wird das Fehlverhalten genau benannt. Im Unterschied zur Ermahnung erfolgt jedoch eine Kündigungsandrohung für den Wiederholungsfall. Dem Mitarbeiter werden also die rechtlichen Konsequenzen verdeutlicht. Trotzdem muss er die Chance erhalten, sein Fehlverhalten zu ändern.

Eine Kündigung ist die schärfste arbeitsrechtliche Maßnahme. Sie sollte gut überlegt sein und wirklich nur angewendet werden, wenn es nicht anders geht. Ihr sollten Ermahnungen und Abmahnungen vorausgegangen sein. Denn willkürliche Kündigungen sind rechtsunwirksam. Selbst bei wirksamen Kündigungsgründen wird ein Richter im Fall einer Kündigungsschutzklage immer prüfen, ob nicht ein milderes Mittel in Betracht gekommen wäre.

Es gilt also, zuerst das mildeste Mittel in der Mitarbeiterführung anzuwenden.

Faire Mitarbeiterführung ist das Ziel

Faire und souveräne Mitarbeiterfühung ist eben nicht einfach und oft komplex. Doch durch Unwissenheit oder Angst können Führungskräfte leider auch zur Quelle von Konflikten im Team werden. Denn die Teammitglieder beobachten genau, wie gerecht und kooperativ der Chef oder die Chefin führt.

Daher sollte an erster Stelle immer das Gespräch und die Unterstützung der Mitarbeiter stehen.
Die Arbeitsprozesse sollten ständig überprüft und angepasst werden.
Schulungen und Trainings sollten nicht vernachlässigt werden.
Richtlinien und Arbeitsanweisungen sollten klar und verständlich kommunziert werden.

Ein Coaching oder Mentoring kann Abhilfe schaffen., wenn Sie in diesen Themen unsicher sind. Neben der Vermittlung von Wissen kann im Coaching an der Fähigkeit gearbeitet werden, ein klares, faires und konsequentes Führungsverhalten zu entwickeln.

Das erleichtert zukünftige ähnliche Situationen.

---