Die Betriebsratssitzung zu planen erleichtert die spätere Durchführung. Planung spart Zeit und Du behälst den Überblick, was alles noch zu tun ist. Im Vorfeld kannst Du so Knackpunkte und fehlende Informationen erkennen. Im folgenden Artikel erläutere ich, was bei der Planung einer Sitzung alles zu beachten ist.
inklusive CHECKLISTE
Die Betriebsratssitzung vorzubereiten gehört zu den wesentlichen Aufgaben des BRV. Denn hier erfolgt die Willensbildung des Gremiums. Die Sitzung dient dazu, die Anträge des Arbeitgebers mitzubestimmen. Aber sie bietet auch den Raum, um im Gremium Informationen auszutauschen, Strategien und Taktiken auszuarbeiten, Ziele zu klären und als BR-Team zusammenzuwachsen. Sie kann eine wesentliche Grundlage für den Erfolg des Betriebsrats legen.
Dazu ist es unerlässlich, die Sitzung gut vorzubereiten. Denn nur so kann sie effektiv und effizient durchgeführt werden. Der Betriebsratsvorsitzende sollte auch immer im Blick behalten, dass seine Gremiumsmitglieder in dieser Zeit in ihren Teams fehlen.
Daher sollte es selbstverständlich sein, dass die Sitzung keine Zeitverschwendung ist, sondern am Ende etwas Greifbares herausgekommen ist.
Zeitliche Parameter der Betriebsratssitzung planen
Zuerst muss der Zeitpunkt der Sitzung festgelegt werden. An welchem Tag soll die Sitzung stattfinden und wann beginnt sie?
Den Sitzungstermin legt der Vorsitzende fest. So regelt es das Gesetz. Damit soll gewährleistet sein, dass er jederzeit notwendige Sitzungen (zum Beispiel außerordentliche Sitzungen) fristgerecht einberufen kann.
Jedoch hat es sich bewährt, für die ordentlichen Sitzungen einen regelmäßigen Rhythmus festzulegen. Ebenso praktikabel ist es, einen festen Tag und eine feste Uhrzeit dafür zu vereinbaren. Das macht es den Mitgliedern leichter, ihre Abwesenheit in ihren Teams vorauszuplanen.
Auch der Arbeitgeber kann sich auf diesen Rhythmus einstellen und seine Anträge und Zeit planen. So bieten regelmäßige Termine viele Vorteile in der Zeit- und Abwesenheitsplanung.
Neben diesen Zeitfaktoren ist es auch wichtig, die Dauer von vornherein zu planen und den Betriebsratsmitgliedern in der Einladung bekannt zu geben. Es sollte immer genug Zeit für die zu behandelnden Themen vorhanden sein. Dafür kann man bei jedem Tagesordnungspunkt einen Zeitpuffer einplanen. Niemand ist böse, wenn die Sitzung am Ende kürzer ausfällt. Wenn Sie jedoch ständig länger dauert als geplant, sieht das schon anders aus.
Und noch ein wesentlicher Punkt ist nicht zu vernachlässigen – Pausen! Nach 90 Minuten solltest Du die Sitzung für eine Pause von mindestens 10 Minuten unterbrechen. So kann sich nicht nur jeder mal bewegen oder kurz frische Luft schnappen. Es macht den Kopf frei und hinterher arbeitet es sich wieder besser.
Die Art der Sitzung festlegen
Da mittlerweile verschiedene Sitzungsarten möglich sind, sollte dies bei der Planung berücksichtigt werden. Wird die Sitzung in Präsenz stattfinden, virtuell oder hybrid?
Virtuelle oder hybride Sitzungen können nur erfolgen, wenn diese in der Geschäftsordnung geregelt sind.
Weiterhin ist zu berücksichtigen, ob eine ordentliche oder außerordentliche Sitzung stattfinden wird. Außerordentliche Sitzungen erfolgen meist kurzfristig und ungeplant, wenn akut Dinge zu regeln sind.
Sitzungsort vorbereiten
Wenn dem Betriebsrat nicht ein ständiger Sitzungsraum zu eigenen Verfügung steht (was wohl nur in seltenen Fällen vorkommt), sollte der Raum rechtzeitig reserviert sein. Hier kommt einer der Vorteile eines festen Sitzungsrhythmus zur Geltung. Denn wenn die Termine bekannt sind, kannst Du den Raum für alle Sitzungen schon vorab reservieren.
Natürlich sollte der Raum ausreichend groß sein, so dass alle Betriebsratsmitglieder und Gäste einen Platz haben.
Vergewissere Dich außerdem, dass benötigte Technik und Ausstattung, wie zum Beispiel Beamer, Flipcharts etc. vorhanden sind. Falls diese fehlen, musst Du sie im Vorfeld organisieren.
Zur Raumausstattung gehört auch, für Getränke zu sorgen. Wenn der Arbeitgeber Getränke nicht zur Verfügung stellt, müssen diese selbst besorgt werden. Oder jedes Betriebsratsmitglied bringt sich seine eigenen Getränke mit. In diesem Fall sollten dann Gläser und Tassen zur Verfügung stehen.
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Teilnehmer einladen
Laut Gesetz hat der Vorsitzende die Betriebsratsmitglieder rechtzeitig unter Mitteilung der Tagesordnung zur Sitzung zu laden. Da „rechtzeitig“ nicht weiter definiert ist, sollte man sich innerhalb des Gremiums auf einen Zeitpunkt einigen. Eine Woche bis drei Tage vor der Sitzung sollten ausreichen.
Auch hier zeigt sich wieder der Vorteil fester Sitzungsparameter. Denn wenn die Einladung erst drei Tage vorher erfolgt, weiß jedes Mitglied trotzdem, dass eine Sitzung geplant ist und kann sich die Zeit freihalten.
Die Einladung muss natürlich den Tag, Ort, Beginn und Dauer der Sitzung enthalten. Die ordentlichen Betriebsratsmitglieder sind ebenso wie die SBV und JAV einzuladen. Bei Verhinderungen muss der Vorsitzende die Ersatzmitglieder korrekt nachladen. Hierbei sind die Reihenfolge der Ersatzmitglieder und Listensprünge zu berücksichtigen.
Geschäftsleitungsmitglieder, HR-ler, Sachverständige oder Gewerkschafter sind ebenso und gesondert einzuladen. Es wird Ihnen nur der Tagesordnungspunkt mitgeteilt, zu dem sie geladen sind. Was der BR insgesamt auf der Tagesordnung hat, geht den Arbeitgeber nichts an. Was zum Beispiel auch dem Schutz von Mitarbeitern dient.
Die Einladung kann mündlich, schriftlich oder elektronisch erfolgen. Aus Beweisgründen empfehle ich eine schriftliche bzw. elektronische Einladung per Mail. So kann der BRV ggf. nachweisen, dass keine Formfehler gemacht wurden und Beschlüsse damit nicht unwirksam sind.
Tagesordnung planen
In der Tagesordnung werden die Themen und Anträge geplant. Grundsätzlich gilt es, genau zu überlegen, welche Tagesordnungspunkte (TOP) aufgenommen werden. Der BRV sollte sich fragen:
- Was ist wichtig?
- Was ist dringlich?
Diese Punkte gehören auf jeden Fall auf die Tagesordnung. Unter Berücksichtigung der Dauer der Sitzung können weitere, weniger wichtige oder dringliche Themen aufgenommen werden.
Beschlüsse können nur gefasst werden,
wenn diese auf der Tagesordnung stehen!
Am Anfang der Sitzung wird die Anwesenheit und Beschlussfähigkeit des Gremiums festgestellt. Dies sollte daher immer ein TOP sein. Ebenso die Besprechung des letzten Sitzungsprotokolls. Weiterhin folgen TOPs wie Anträge des Arbeitgebers, Berichte aus Ausschüssen, der JAV oder SBV, Anträge von Betriebsratsmitgliedern, Seminarteilnahmen, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Betriebsvereinbarungen, Beschwerden von Mitarbeitern, etc.
Unter dem TOP „Sonstiges“ oder „Verschiedenes“ können keine Beschlüsse gefasst werden. Hier gehört alles hinein, was im BR ohne nötige Beschlussfassung noch besprochen werden muss.
Ziele festlegen
Die Betriebsratssitzung zu planen heißt auch, sich Gedanken zu machen, was bei den einzelnen TOPs inhaltlich erreicht werden soll. Dies ist ein wichtiger Punkt, um die Sitzung effektiv zu machen. Daher solltest Du Dich fragen, ob :
- nur eine Information erfolgen soll
- das Gremium sich austauschen soll
- ein Beschluss gefasst werden muss
- ob eine Diskussion im Gremium und/oder mit dem Arbeitgeber/ HR vorgesehen ist
- Konzepte oder Strategien entworfen werden sollen
Ohne eine zielgerichtete Moderation des BRV wird die Sitzung nämlich keine zufriedenstellenden Ergebnisse liefern. Wenn Du weißt, worauf Du hinaus willst, kannst Du ein Abschweifen auf unwichtige Themen und eine ausufernde, nichts bringende Diskussion vermeiden.
Inhaltliche Vorbereitung
Jeder TOP muss inhaltlich vorbereitet werden. Hierür muss sich der BRV alle notwendigen Informationen holen. Das bedarf Rücksprache und Anforderung von Informationen beim Arbeitgeber/ HR, bei Kollegen, dem GBR oder auch der Gewerkschaft. Eventuell musst Du auch noch zusätzliche Hintergründe recherchieren.
Bestimmte Themen können natürlich auch von Ausschüssen oder Arbeitskreisen vorbereitet werden.
Nicht zu vergessen sind Unterlagen, die Du ggf. im Vorfeld an die Betriebsratsmitglieder versenden musst, damit diese sich auf die Themen vorbereiten können. Dies sollten jedoch immer nur allgemeine Unterlagen sein, wie zum Beispiel Präsentationen oder Betriebsvereinbarungen. Auf keinen Fall sollten Informationen zu Mitarbeitern versandt werden, die datenschutzrechtlich relevant sind! Das Risiko, dass Unbefugte an diese Infos gelangen, ist einfach zu groß.
Diese Angaben können in der Betriebsratssitzung ausgetauscht werden.
Die Betriebsratssitzung zu planen ist ein ganz schönes Stück Arbeit, was? 🙂
Doch es lohnt sich und wenn Du alle Schritte berücksichtigst, wird Deine Sitzung solide vorbereitet sein. Das gibt Dir Sicherheit und macht den Kopf frei für die Leitung der Sitzung.
Lade Dir gern die Checkliste am Ende dieses Beitrags runter. So kannst Du Dir die Arbeit erleichern. Und wenn Du Unterstützung brauchst, bin ich gern für Dich da.
Viel Erfolg bei der Vorbereitung Deiner nächsten Sitzung!
Lade Dir hier die
Checkliste Betriebsratssitzung planen
herunter.
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