Eine gut organisierte Aufgabenverteilung im Betriebsrat ist der Schlüssel zum Erfolg. Wenn sich in Ihrem Betriebsrat die Aufgabenverteilung eher schwierig gestaltet, dann ist das der richtige Blogpost für Sie. Sie werden verstehen, warum es oft nicht so gut klappt, alle BR-Mitglieder in die Arbeit mit einzubeziehen und wie Sie mit ein paar einfachen Schritten daran etwas verändern können.
Warum eine gesunde Aufgabenverteilung im Betriebsrat wichtig ist
Als Betriebsratsvorsitzende(r) haben Sie in der Regel eine hohe Arbeitsbelastung. Wenn Sie nicht freigestellt sind, mussen Sie Ihre Aufmerksamkeit nicht nur dem Vorsitz, sondern auch Ihrem „normalen“ Job widmen. Als allein Freigestellte(r) sind Sie oft Alleinkämpfer(in). Ihr Gremium hat dann meist die Einstellung, dass Sie alles machen müssen. Sie sind ja schließlich freigestellt.
Und wenn es mehrere Freigestellte gibt, müssen Sie nicht nur den BR im Ganzen, sondern auch noch das Freigestellten-Team führen.
Puh! Wenn das nicht Stress bedeutet.
Doch wenn jeder seine Stärken ausspielt und sich um seine Aufgaben kümmert, läuft die Arbeit wie geschmiert. Wenn eine gerechte und passgenaue Aufgabenverteilung im Team erreicht wird, wird die Effizienz und damit der Erfolg erhöht. Vor allem werden Sie als Vorsitzende(r) entlastet und können sich den Aufgaben widmen, die Ihre spezielle Kompetenz benötigen.
Nebenbei setzten Sie sich mit den Kompetenzen Ihrer Betriebsratsmitglieder auseinander und lernen so Ihr Team besser kennen. Jeder kann mit einer besseren Aufgabenverteilung neues Wissen, neue Fähigkeiten und Erfahrungen sammeln. Er entwickelt sich und so auch das Team weiter. Der Betriebsrat erhält eine breitere Aufstellung und wird damit stärker.
Ein weiterer positiver Effekt ist, dass sich die Motivation erhöht, wenn die Gremiumsmitglieder passende Aufgaben erhalten. Sie haben einfach mehr Spaß und Interesse an der Arbeit. Letztendlich verbessert sich dadurch auch die Zusammenarbeit, da sich die Einzelnen mehr miteinander verbinden. Teamgeist entwickelt sich.
Chaos und Stress entstehen dagegen, wenn jemand denkt, er muss alles alleine machen. Oder wenn alles auf ein Mitglied abgeladen und dieses mit der ganzen Arbeit allein gelassen wird. Wo liegen die Ursachen?
Warum es oft schwierig ist, Aufgaben zu verteilen
Es gibt eine Reihe von Gründen, warum es gerade in einem Betriebsratsteam schwierig ist, Aufgaben zu verteilen. Einige können Sie beeinflussen, andere nicht. Konzentrieren Sie sich auf die, die Sie beeinflussen können. Sie beginnen bei Ihnen.
1. Niemand außer mir kann das
Wenn Sie denken, niemand außer Ihnen selbst kann die Aufgabe so gut erledigen, dann prüfen das mal genau nach. Stimmt das wirklich? Oder spricht da nur Ihr Ego? 😉
Keine Frage – es gibt Dinge und Themen, bei denen Sie als BRV einfach das meiste Wissen und die größte Erfahrung haben. Wenn das für die Aufgabe zwingend notwendig ist, dann ist es auch gut so. Dann übernehmen Sie diese Aufgabe.
Hinterfragen Sie das jedoch immer!
Gibt es vielleicht jemanden im Betriebsrat, der ähnlich gut geeignet wäre? Was spricht dagegen, ihm diese Aufgaben übertragen zu wollen? Was könnten Sie tun, um die Hindernisse zu beseitigen?
Gerade, wenn es darum geht Sie zu entlasten, ist es ganz wichtig, sich selbst zu hinterfragen. Richtig zu führen bedeutet nicht, alles allein zu machen und nur Unwichtiges abzugeben. Richtig zu führen bedeutet, seine Rolle zu kennen und so zu handeln.
Lernen Sie im Live Coaching Workshop mehr über Ihre Rolle,
wie Sie motivieren können und Konflikte lösen.
2. Keine Zeit, um die Aufgabe zu erklären
„Ich habe keine Zeit“ – ein oft bemühter Satz. Hand auf´s Herz. Heißt es nicht eigentlich „Ich will gar nicht„? 😉
Wie oft sagen Sie jemandem im Job oder auch privat, Sie hätten keine Zeit? Prüfen Sie das mal nach. Stimmt das wirklich? Ist es nicht so, dass wir uns für alles, was wir wollen, auch immer Zeit nehmen?
Sie haben keine Zeit auf eine Mittagspause mit Ihrem Kollegen – weil Sie eigentlich gar keine Lust haben. Weil Sie lieber Ihre Ruhe haben und mal abschalten wollen.
Sie haben keine Zeit auf einen Afterwork-Drink – weil Sie lieber nach Hause und auf Ihre Couch wollen.
Sie haben keine Zeit, die e-Mail Ihrer Freundin zu beantworten – weil die Freundin Ihnen gerade nicht so wichtig ist.
Wenn Sie Ihren Kollegen mögen und es Spaß macht, mit ihm zusammen zu sein, wenn Sie Lust auf einen Afterwork-Drink haben und Ihre Freundin wichtig ist – dann finden Sie immer Zeit. Wetten? 😊
Also, seien Sie ehrlich zu sich selbst. Wenn Sie meinen, Sie hätten keine Zeit, jemandem eine Aufgabe zu erklären, weil das länger dauert, als sie selbst zu erledigen. Dann stellen Sie sich nur eine Frage: Will ich die Aufgabe wirklich abgeben?
Und hier noch eine Frage, die tiefer geht: Was gewinnen Sie, wenn Sie die Aufgabe alleine machen?
3. Fehlende Weisungsbefugnis
Ohne Weisungsbefugnis können Sie natürlich niemanden dazu „verdonnern“, eine Aufgabe zu übernehmen. Und das wissen Ihre Betriebsratskollegen genau. Meist wird dieser Punkt auch oft als „am schlimmsten“ empfunden. Sie fühlen sich machtlos, Ihrem Gremium „ausgeliefert“, ungerecht behandelt und unter Druck gesetzt.
Halten Sie sich unbedingt vor Augen, dass Sie es nicht ändern können, keine Weisungsbefugnis zu haben. Nehmen Sie an, dass es so ist und hören Sie auf, damit zu hadern oder dagegen anzukämpfen. Es kostet nur unnötig Energie.
Konzentrieren Sie sich lieber auf eine Lösung und schaffen Sie gute Rahmenbedingungen. Dazu finden Sie nachfolgend einige Ideen.
4. Niemand meldet sich freiwillig
Wenn es darum geht, Aufgaben im Betriebsrat zu verteilen, meldet sich oft niemand freiwillig. Es bedeutet ja zusätzliche Arbeit. Und dafür haben so einige Betriebsratsmitglieder oft keine Zeit. Ups, hatten wir dieses Thema nicht schon? 🤔
Wenn sich niemand freiwillig meldet, heißt das einfach, das niemand will.
Wir wissen sehr genau, dass es ganz unterschiedliche Gründe gibt, Betriebsrat zu werden. Wenn es die falschen, nur egoistischen Gründe sind, werden Sie diejenigen nicht bekehren können.
Wenn jemand aber wirklich Betriebsrat sein will, dann hat das sich „Nicht-freiwillig-melden“ andere Gründe. Es ist ein wichtiger Indikator dafür, wie Ihr Team gerade funktioniert.
Da sind die „falschen“ Betriebsräte – Haken dran. Das können Sie nicht beeinflussen.
Im Gremium gibt es einen Konflikt. Eben weil immer die Gleichen Aufgaben übernehmen. – Dieser Konflikt muss gelöst werden.
Es fehlt Klarheit. – Beseitigen Sie die Unklarheiten. Tipps finden Sie im Folgenden.
Rahmenbedingungen für eine gute Aufgabenverteilung
Eine gute Aufgabenverteilung ist wie ein gutes Essen: die Zutaten müssen stimmen, das Timing muss passen und am Ende sollte jeder satt und zufrieden sein. Doch wie erreicht man diese perfekte Balance im Team? Es geht nicht nur darum, die Aufgaben fair zu verteilen, sondern auch um die Rahmenbedingungen. Eine klare Kommunikation, eine realistische Einschätzung der Fähigkeiten jedes Teammitglieds und ein flexibler Umgang mit Veränderungen sind dabei unerlässlich.
Folgende Rahmenbedingungen für die Aufgabenverteilung im Betriebsrat schaffen gute Voraussetzungen, dass Sie nicht alles allein machen müssen:
=>das Betriebsratsmitglied muss die notwendigen Kompetenzen für die Aufgabe haben – Stärken, Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen sollten zum großen Teil zusammenpassen
=>das Betriebsratsmitglied ist Experte für die Aufgabe
=>Sie müssen die Verantwortung übertragen und dann auch loslassen – nur so können das nötige Vertrauen und die Eigenverantwortung jedes Einzelnen enstehen
=>notwendige technische Berechtigungen oder Befugnisse müssen beschlossen und übertragen werden
=>nehmen Sie sich Zeit für die Einweisung in die Aufgabe – wenn Sie das gut machen, ist die Zeit gut investiert
=>schaffen Sie Klarheit über den Prozess, überwachen Sie ihn und auch das Ergebnis
=>wenn Sie zwischendurch unterstützen müssen, nehmen Sie sich Zeit dafür
=>bieten Sie nicht nur uninteressante Tätigkeiten zur Verteilung an – da ist natürlich auch die Motivation der Betriebsratsmitglieder nicht sehr hoch
Tipps zur effektiven Aufgabenverteilung im Betriebsrat
Selbst wenn alle Voraussetzungen passen, um Aufgaben im Betriebsrat zu verteilen, kann es immer noch sein, dass keiner so richtig will. Verzweifeln Sie nicht daran, sondern gehen Sie kleine Schritte. Ist es Ihr Gremium gewohnt, Sie zu unterstützen? Oder ist das etwas Neues? Hat Ihr Gremium bisher so vor sich hin gearbeitet, ohne eine gemeinsame Struktur zu entwickeln?
Dann müssen sich natürlich erstmal alle daran gewöhnen. Außerdem bedeutet Neues ja auch immer eine gewisse „Gefahr“. Nehmn Sie Ihren Leuten also die Angst mit den nachfolgenden Tipps.
Zeichnen Sie ein möglichst glasklares Bild der Aufgabe, damit die Betriebsratsmitglieder wissen, was auf sie zukommt.
– Warum soll die Aufgabe delegiert werden?
– Wie genau sieht die Aufgabe aus?
– Welches Wissen, Fähigkeiten und Erfahrungen werden benötigt?
– Wie viel Zeit wird voraussichtlich nötig sein?
– Was muss bis wann erledigt sein?
– Was ist das Ziel/ das beabsichtigte Ergebnis?
– Wer kann ggf. unterstützen? (Infos, Ressourcen, Ansprechpartner)
Wenn Ihr Gremium nicht so richtig will, dann bieten Sie erstmal kleine Aufgaben an. Das können Routineaufgaben, zeitunkritische oder leichte Aufgaben sein. Ganz nach dem Motto: Kleinvieh macht auch Mist. Oder vorbereitende Aufgaben bieten sich ebenfalls an, zum Beispiel Raumreservierungen, Informationen recherchieren, mit Kollegen sprechen, Angebote einholen u.ä.
Ein weiterer Tipp: Stellen Sie die Vorteile für die Aufgabenverteilung im Betriebsrat heraus. Was hat der Betriebsrat von einer besseren Aufgabenstruktur? Einige Argumente finden Sie schon im ersten Abschnitt. 😉
Verständnis herzustellen ist eine weitere Möglichkeit. Manchmal hapert es wirklich nur daran, dass Ihr Gremium nicht versteht, warum es mehr machen soll als bisher. Doch nur die wenigsten sehen, wie viel Sie leisten. Also erklären Sie, dass Sie sich genauso vor Überlastung schützen müssen, wie Sie das Ihren Kollegen sicher immer empfehlen. Nützt es dem Betriebsrat, wenn Sie mit Erschöpfung oder Burn Out wochen- oder sogar monatelang ausfallen?
Erkläre Sie, warum es besser ist, wenn der Experte unter Ihnen sich um die Aufgabe kümmert. Das ist gleichzeitig sehr wertschätzend und zeigt Vertrauen.
Fazit: Eine gesunde Aufgabenverteilung im Betriebsrat macht die Zusammenarbeit effektiver und den Betriebsrat stärker. Es ist aber auch eines der größten Probleme. Gehen Sie es daher Schritt für Schritt an, nehmen Sie kleine Veränderungen vor, stellen Sie Verständnis und gute Rahmenbedingungen her. Vor allem bleiben Sie am Ball. Veränderungen passieren nicht über Nacht. Sie entwickeln sich langsam.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei und wenn Sie Unterstützung brauchen, melde Sie sich bei mir.
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